Hoe pak je het beste een telefonische sollicitatie aan? Je kunt natuurlijk wachten totdat je een interessante vacature in de krant ziet, maar je kunt ook zelf het initiatief nemen en telefonisch informeren of een bepaald bedrijf een passende functie voor je heeft. Wat zijn de kansen en waar liggen de valkuilen bij het telefonisch solliciteren? Lees de tips voor het spontaan, maar succesvol solliciteren per telefoon.
Het vinden van een passende baan was altijd al een hele klus. En in tijden van een slappe arbeidsmarkt is dat extra moeilijk, zelfs als je bij je opleiding en/of beroepskeuze rekening hebt gehouden met economisch slechte tijden.
Natuurlijk is het verstandig om schriftelijk te solliciteren op gepubliceerde vacatures in kranten of op het internet. Daarnaast kun je ook je kansen op (beter) werk vergroten met spontane schriftelijke sollicitaties. Bovendien kun je met (aanvullend) telefonisch solliciteren proberen jezelf een voorsprong te geven op andere mensen die ook graag voor datzelfde bedrijf willen werken.
Zo pak je het telefonisch solliciteren aan
- Maak een overzicht met interessante ondernemingen
- Leg voor elk geselecteerd bedrijf een eigen dossier aan
- Zoek uit wie de besluitvormers zijn bij de selectieprocedure
- Stuur je cv op (of doe dit na het gesprek)
- Pak de telefoon
- Communiceer slim
- Zorg dat je in beeld bent en blijft
Maak een overzicht met interessante ondernemingen
Begin je zoektocht naar een boeiende functie met het opstellen van een lijstje met interessante ondernemingen. Dat wil zeggen, met namen van bedrijven waarvan je weet of hoopt dat die af en toe banen hebben die op het door jou gewenste carrièrepad liggen.
Misschien heb je van studiegenoten, kennissen of familie informatie over een bepaald bedrijf opgevangen en wil je nu meer wilde weten over eventuele mogelijkheden van dat bedrijf voor jouw verdere loopbaan.
Of je hebt in Intermediair de afgelopen jaren soms een op zich boeiende vacature bij een bepaald bedrijf gezien, zij het op een moment dat je nog niet actief naar een passende functie zocht.
Leg voor elk geselecteerd bedrijf een eigen dossier aan
Selecteert een aantal bedrijven waarbij je het liefst wilt gaan werken. Maak voor elk bedrijf een eigen dossier aan waarin je relevante informatie uit jaarverslagen en andere bronnen vastlegt en waarin je ook een aantal vragen opneemt waarop je nog antwoord hoopt te vinden.
Zorg dat je al het nodige weet over de producten en diensten van het bedrijf, over de organisatiestructuur en liefst ook over de informele cultuur binnen het bedrijf.
Zoek uit wie de besluitvormers zijn bij de selectieprocedure
Probeer het volgende uit te zoeken van de afdeling (en) of de directie(s) waar je graag wilt werken.
- Wie staat er aan het hoofd van de betreffende afdeling of directie?
- Wie zijn de betreffende personeelsfunctionarissen?
- Wie nemen de beslissing over de aanstellingen?
Het gaat hierbij niet alleen om de namen van die mensen en hun leeftijd, maar vooral ook informatie over de speciale belangstelling of hobby’s van een afdelingshoofd kan relevant zijn om jezelf naar een baan te kunnen praten. Het internet biedt soms ongekende kansen op dit punt.
Bedenk wel dat je deze informatie uitsluitend voor je persoonlijke gebruik verzamelt in verband met het recht op privacy van deze personen.
Stuur je cv op (of doe dit na het gesprek)
Stuur je cv naar de organisaties waarvoor je graag zou willen werken. Richt die cv uitdrukkelijk aan het hoofd van de afdeling waarin je jezelf al in gedachte aan de slag ziet gaan. Denk eraan dat je zijn of haar naam en initialen en eventuele titels goed spelt. Met een beetje geluk vind je de juiste tenaamstelling in een jaarverslag op het internet. In andere gevallen kun je dit aan personeelszaken of de secretaresse van de betreffende afdeling vragen.
In sommige gevallen stuur je misschien liever je cv op na het telefoongesprek. Maar als je dat pakweg een week van tevoren doet, kun je tijdens het gesprek informeren of je cv daadwerkelijk is aangekomen.
Pak de telefoon
Heb je voor je gevoel voldoende voorbereidingen getroffen? Zoek dan een rustige omgeving waar je ongestoord, zonder vervelende achtergrondgeluiden of kans op interrupties, kunt bellen. Zorg dat je pen en papier bij de hand hebt om aantekeningen van het gesprek te maken (om na het gesprek bij het dossier te voegen).
Dan pak je de telefoon. Nu komt het erop aan de juiste strategie te volgen. Een dergelijke aanpak leidt weliswaar niet altijd tot het gewenste succes, maar ´nee heb je, en ja kun je krijgen.´
Communiceer slim
Is het je gelukt een afdelingshoofd aan de lijn te krijgen? Mooi! Natuurlijk is de kans is groot dat deze persoon je in eerste instantie naar de afdeling personeelszaken probeer te verwijzen. Zorg daarom dat je goed bent voorbereid op de volgende stap.
Gebruik de volgende tips voor communicatie met je contactpersoon:
- Maak indruk op je contactpersoon
- Beweeg met je contactpersoon mee
- Passende reactie op de dooddoener: ‘Bel personeelszaken’
- Passende reacties op: ‘Op dit moment hebben we geen vacatures’
- Passende reacties op: ‘Al onze vacatures staan op onze website; daar kunt u een sollicitatieformulier invullen’
Maak indruk op je contactpersoon
Wat je wilt bereiken, is dat het afdelingshoofd jou niet ziet als de zoveelste figuur die op zoek is naar een baan. Zorg er daarom voor dat het hoofd je ziet als een mogelijk toekomstige werknemer die de dingen anders en beter aanpakt dan veel van zijn collega’s. Dus als iemand die zich onderscheidt van de anonieme massa.
Dat begint met iets simpels als het vragen of het schikt dat je belt. Als je contactpersoon het druk heeft, vraag dan wanneer het beter schikt. En aan het eind van het gesprek bedank je hem natuurlijk voor de tijd die hij voor je vrij heeft willen maken.
Probeer tijdens het gesprek vooral zoveel mogelijk voor jou relevante informatie van je gesprekspartner te krijgen. Maar als je de kans krijgt, vertel je hem dan (in zo min mogelijk woorden) welke concrete waarde jij voor het bedrijf zou kunnen hebben. Bijvoorbeeld door het noemen van een belangwekkend resultaat uit een eerdere functie. Ook het noemen van relevante werkervaring als vrijwilliger kan hier in je voordeel werken. Bedenk dat dit eerste gesprek voor jou slechts tot doel heeft een vervolg af te spreken, bijvoorbeeld in de vorm van het sturen van een uitgebreid cv (als je dat nog niet had gedaan) en/of een algemeen vervolggesprek over wat jij voor het bedrijf zou kunnen betekenen, hetzij een sollicitatiegesprek voor een concrete functie.
Beweeg met je contactpersoon mee
De gouden tip is om nooit op de verwijzing van het afdelingshoofd naar personeelszaken te reageren met bezwaren of tegenwerpingen. Ook al zou je het liefst zeggen dat personeelszaken nooit bereikbaar is, of niet terugbelt, of dat de weg langs die afdeling niet werkt.
Wat je vooral wel moet doen? Dat is als het ware met de beweging van je gesprekspartner meegaan.
Hoe je dat kunt doen, zie je bijvoorbeeld in de voorbeelden met passende reacties hieronder.
Passende reactie op de dooddoener: ‘Bel personeelszaken’
Wanneer je naar een functionaris van de afdeling personeelszaken wordt verwezen, zeg je bijvoorbeeld:
- ‘Ja, ik kan inderdaad PZ bellen. Mag ik misschien eerst vragen of u verwacht dat ik met mijn profiel een bijdrage aan uw afdeling kan leveren?’
Door met ‘ja’ en ‘inderdaad’ te antwoorden, werp je geen bezwaar op (dat zou immers onverstandig zijn?). In plaats daarvan beweeg je mee in de richting die het afdelingshoofd wil inslaan. En met het tweede deel van je zin verras je waarschijnlijk je gesprekspartner. Op die manier schep je de kans dat deze het gesprek nog even met jou wil voortzetten.
Passende reacties op: ‘Op dit moment hebben we geen vacatures’
Probeer op de volgende manieren de communicatie met je contactpersoon voort te zetten.
Laat je niet uit het veld slaan
Natuurlijk is het met de huidige slechte arbeidsmarkt waarschijnlijk dat als je naar een afdelingshoofd belt, je te horen krijgt dat er momenteel geen vacatures zijn. Je kunt je kansen met een reactie in de trant van het volgende vergroten:
- ‘Dat begrijp ik. Stel dat er later een vacature zou ontstaan, ben ik dan het type waarmee u in gesprek wilt gaan?’
Vraag hoe je in beeld kunt komen bij deze werkgever
Heb je, om wat voor reden dan ook, nog geen cv hebt ingestuurd? Of kreeg je , na het informeren of je cv wel ontvangen is, een negatief antwoord? Dan kun je eventueel een vraag stellen in de trant van:
- ‘Dat begrijp ik. Wat zou voor mij de beste methode zijn om goed in beeld te komen als er t.z.t een vacature ontstaat?’
Passende reacties op: ‘Al onze vacatures staan op onze website; daar kunt u een sollicitatieformulier invullen’
Word je verwezen naar een internetsite, probeer dan beleefd het gesprek nog even serieus voort te zetten, bijvoorbeeld met:
‘Mag ik u een korte vraag stellen?’
Als je op je vraag naar een vacante functie naar de website wordt verwezen, biedt de volgende reactie je wellicht enige kans.
- ‘Dank u wel. Dat kan ik doen. Tussen twee haakjes, mag ik u een korte vraag stellen’?
‘Wat maakt het aantrekkelijk om voor uw onderneming te werken?’
Met een beetje geluk krijg je een antwoord in de trant van: ‘Ja, als je het kort houdt’. Vervolgens vraag je iets in de geest van:
- ‘Wat maakt het in uw ogen aantrekkelijk om voor uw onderneming te werken?’
Dit kan een gevaarlijke vraag zijn, maar bedenk dat je weinig of niets te verliezen hebt. Je hoopt op een kort, maar enthousiast antwoord, waarop je dan weer zelf ongeveer als volgt zou kunnen reageren:
- ‘Dat klinkt interessant. Voor mijn gevoel werkt u hier echt met plezier.’
Met een tactvolle en beleefde benadering kun je langs deze weg jezelf soms een kans bieden op een serieus inhoudelijk gesprek over jouw toekomstige mogelijkheden bij dat bedrijf. En als je kans ziet om in dat gesprek een goede indruk te maken, is je kans groter dat als er een vacature ontstaat, men direct aan jou denkt.
Zorg dat je in beeld bent en blijft
De bovenstaande strategieën leiden uiteraard lang niet altijd tot succes. Maar ze vormen wel een effectieve manier om ervoor te zorgen dat je niet de zoveelste anonieme kandidaat bent die op zoek is naar een baan. Dankzij het telefoongesprek ben je nu iemand die bij de werkgever nu hopelijk in beeld is.
Als je na een sollicitatieprocedure wordt afgewezen, is het handig je contactpersoon bij dat bedrijf op te bellen en te vragen welke tips men voor je heeft, zodat je daarmee je voordeel kunt doen bij een volgende sollicitatie.
De volgende gang van zaken is waargebeurd. Een afgewezen kandidaat belde op om te vragen naar de reden van afwijzing. De personeelsfunctionaris reageerde opgetogen. De kandidaat was op zich wel geschikt bevonden, maar een van de medekandidaten bracht aanzienlijk meer ervaring mee. Toen de geselecteerde medekandidaat uiteindelijk toch afzag van de baan, had de organisatie alle sollicitatiebrieven reeds vernietigd en bezat dus geen contactgegevens meer van de overige kandidaten. Nog tijdens het telefoongesprek kreeg de eerder afgewezen kandidaat de baan aangeboden.
Als je na deze telefonische ‘cold call’ wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek, weet je dan een goed antwoord op de vraag wat je wilt verdienen?
Een eerdere versie van dit artikel werd door de auteur, An Schrijfstra, op 14 januari gepubliceerd op infonu.nl onder de titel ‘Telefonisch solliciteren met succes’.
Dossier Werk en inkomen
Dit artikel maakt deel uit van het dossier werk en inkomen.
Bronnen
- How to Effectively Handle ‘Objections’ While Telephone Job Prospecting; Skip Freeman, 21 december 2011; https://www.healthecareers.com/article/career/how-to-effectively-handle-aposobjectionsapos-while-telephone-job-prospecting
- Top 10 telephone tips for calling about a job; Josie Chun
https://www.careerfaqs.com.au/careers/job-hunting-tips/top-10-telephone-tips-for-calling-about-a-job/ - How Cold Calling Can Land You A Job; Susan Adams; 22 april 2014;
http://www.forbes.com/sites/susanadams/2014/04/22/how-cold-calling-can-land-you-a-job/
